Андрей Павлов, руководитель направления мультимедиа ИМБА ИТ

Рассказываем про один из наших последних мультимедийных проектов в компании: частично затронем процесс структуры выбора проекта, какой инструментарий использовался, какой результат получил клиент. 

Сегодня мультимедийные решения стремительно захватывают бизнес-форматы, переходя уже в формат практически сугубо корпоративного отсека. Для большинства индустрий использование современных офисных пространств и самых современных коммуникативных решений становится вынужденной мерой по ряду причин.

В 2020 году руководители столкнулись с вопросом о том, как эффективно объединить две ключевые части рабочего окружения – удаленных сотрудников и тех, кто работает в офисе. Этот вызов был успешно решен, пусть и не сразу, благодаря обновлению инструментария, связанного с потребностями бизнеса, развития технологий видео конференц-связи и корпоративных коммуникационных приложений.

Коронавирус болезненно ударил по работодателям, но также стал отправной точкой для резкого толчка цифровизации бизнес-процессов в большинстве компаний. Удаленная работа в определенный момент стала чем-то обыкновенным. Для довольно большой части соискателей в 2020-2023 годах удаленка стала одним из основополагающих атрибутов при трудоустройстве.

Прошлый год эту поведенческую модель слегка перевернул, в 2024 тренд удаленки сменился гибридным форматом. Что касается самих сотрудников, эмоциональная удовлетворенность от цифровизации рабочего пространства внутри коллектива значительно повысилась – в 1,5-2 раза.

Выбор заказчика

Компания заказчика сильно выросла за 2023 год и с точки зрения бизнеса, и с точки зрения количества сотрудников, поэтому руководство в довольно короткие сроки принимало решение, что они переносят свое офисное пространство, делают его больше и ставят современное мультимедийное ПО, закрывая все свои корпоративные задачи на ближайшие годы.

Заказчик искал качественного исполнителя с уже реализованными кейсами, обширным знанием рынка, а также наличием соответствующей сертификации.

Требовалось реорганизовать офисное пространство для эффективного управления бизнес-процессами, обеспечить комфортные условия работы для сотрудников и повышение оперативности их взаимодействия, в том числе расширить технический функционал ВКС с помощью более нового и инновационного мультимедийного ПО с единой и понятной централизованной системой управления.

Как в проекте избежать сложностей?

Чтобы у сотрудника компании получилось как можно быстрее разобраться с нюансами работы с ПО и оборудованием, мы провели обучение по взаимодействию. Самое сложное – кроется в деталях. Недостаточно рассказать, как превратить систему в единый экран, нужно объяснить все существующие тонкости, это позволит заказчику начать работу сразу после интеграции.

1 год – стандартные сроки на техподдержку, но как правило, во время работы и последующего взаимодействия с клиентом, команда выстраивает коммуникацию таким образом, чтобы клиент мог получить оперативную консультацию и решить любой вопрос, в том числе и технический, в первые недели после полного окончания проекта, если таковые проблемы вообще возникают.

Какой получился результат?

У нас получилось интегрировать в новое офисное пространство клиента современную мультимедийную инфраструктуру. Мы установили несколько типов медиасистем: отображения информации, централизованное управление комплексом оборудования, видео-конференцсвязи, бронирования переговорных комнат. Мультимедиасистемами оснащены: общая зона, переговорные комнаты, кабинеты руководителей.

• Центр управления мультимедийным комплексом создан на основе беспроводной сенсорной панели, которой могут пользоваться в том числе сотрудники без специальных навыков работы.
• Оптимизация использования рабочих помещений благодаря системе бронирования переговорных, на которой отображается их занятость и детали собрания.
• Обеспечение оперативного участия в совещаниях коллег из других офисов или удаленщиков за счет использования средств видеоконференцсвязи.
• Упрощение обмена информацией между участниками встреч в рабочих зонах офиса благодаря беспроводной системе презентаций и интерактивным дисплеям.
• Презентационное решение помогает мгновенно передавать контент со своего личного телефона, планшета, ноутбука на общий экран и коллективно работать с информацией.
• Возможность в онлайн-режиме получать документы, графики, презентации, созданные на общем экране.

Когда бизнес достигает стадии, где не только сотрудники внутри компании, но и клиенты, приезжающие в офис, могут высказывать недовольство по поводу уровня оснащения переговорных комнат и общего функционала, то руководство осознает неотложную необходимость внедрения мультимедийных систем. Это происходит потому, что эффективность бизнес-процессов и выручка практически напрямую зависят от таких аспектов.

Практика показывает, что некоторым компаниям иногда нужно потерять несколько значительных контрактов, прежде чем прийти к развитию корпоративного и мультимедийного функционала.

Клиенты, своя же собственная команда или партнеры, выражая своё недовольство недостаточным уровнем комфорта и возможностей для эффективных коммуникаций, играют здесь роль катализатора для внесения неотложных изменений в корпоративную инфраструктуру, поэтому немалая часть решений о старте даже самых крупных проектов порой происходят в режиме реального времени.

Мы не первый раз общались с компанией, несколько раз проводили живые демонстрации, что-то показывали “в тесте” внутри их офиса, где-то возили на шоурумы — для наглядности показывали почти все основные решения рынка, чтобы предоставить максимально широкую выборку для принятия финального решения. Обсуждение заняло около 5-6 месяцев, клиенту было важно изучить тонкости каждого предложенного решения, посмотреть различные варианты и вариации самых современных офисных пространств.